校属各学院：

为做好我校 2021 级新生、2021 年（2019 级）“专升本”同学的

档案收集、整理和归档保存工作，现就有关事宜通知如下：

一、新生学籍档案有关材料说明

（一）档案袋填写说明：

1、学生姓名：填写学生姓名。

2、专业： 学院+ + 专业全称+ + 年级，例如：农学院 农学 2021 级。

3、档案袋编号为该生在校注册的学号。

4、因涉及到大四毕业时档案邮寄，故生源地填写务必填写详细，

需填写至居住地的村（街道）门牌号。

（二）档案袋装入材料

1、安顺学院录取通知书。

2、高中（中专）档案应含高中毕业生登记表、学籍卡、高考档

案（含高考报名登记表、高考志愿表、高考体检表等）等。

3、“专升本”同学需提供专科学校档案且密封良好。

4、安顺学院新生入学登记表。（招就处提供）

5、安顺学院新生体检表。（学生处提供）

6、本科报考登记表。（招就处提供）

7、安顺学院档案袋（招就处提供）

二、整理档案安排

1、2021 年（2019 级）“专升本”同学，以班级为单位统一到招

就处就业指导中心（新教楼五楼）领取本科报考登记及新生入学登记

表等相关材料。“专升本”档案邮寄到我校的到招就处将档案领回。

2、2021 级新生档案由各学院统一建档，请 2021 级新生班主任

确定新生高中时期档案到校情况，并尽快到招就处就业指导中心统一

领回邮寄到学校的新生档案；新生档案尚未寄到学校的，请在 9 月底

之前将档案调入安顺学院。

3、各学院建档的同时，开展档案资格审查，请以班级为单位填

写《安顺学院 2021 级新生档案核查登记表》（见附件 1）。同时各

班级将档案中的团组织材料取出，由学院负责团组织管理的老师进行

保管。

4、各学院近期到招就处就业指导中心，领取新生档案袋封皮、

邮寄到校的学生档案及新生入学登记表，并如实填写相关材料。

5、档案整理完毕后按照学号由小到大进行排序，同时班主任填

写《档案交接单》（见附件 2），请于 10 月 29 日前以班为单位随学

生档案统一移交至招就处保存。

三、工作要求及注意事项

1、各学院要高度重视新生学籍档案建档工作，安排专人负责。

整理时要认真细致，特别要注意材料是否齐全，做到 不缺 、 不漏 、 整

齐 、 无误 ， 严禁伪造 、 涂改 、 复印档案材料，按时保量完成新生学籍

档案建档工作。

2、新生档案材料要统一使用学校专用学生档案袋封装，档案袋

封面保持干净整洁，归档的各项材料在档案袋材料名称目录中需一一

标明，所有牵涉到档案的相关材料及内容均用 黑色水笔或钢笔填写。

新生入学登记表需 加盖学院公章。

3、新生档案移交时以班为单位按学号由小到大顺序整理好，档

案交接时， 需由班主任当场清点档案数量并在 《 档案交接单 》 签字确

认，同时移交《档案核查表》 》 ，并签字确认加盖学院公章。逾期不交

的班级，招就处不再接收档案，请各学院自行保管至大四。

四、若有其他问题可到就业指导中心咨询或电话咨询。

联 系 人：赵 虎 刘治菊

联系电话：0851-33834650

附件 1：安顺学院 2021 级新生档案核查登记表

附件 2：安顺学院 2021 级新生档案交接单

二〇二一年九月三日