校属各学院：

为做好我校2023级新生、2023年“专升本”同学（2021级）的档案收集、整理和归档工作，现就有关事宜通知如下：

一、新生学籍档案有关材料说明

（一）档案袋填写说明：

1、学生姓名：填写学生姓名。

2、专业：学院+专业全称+年级，例如：农学院农学2023级。

3、档案袋编号为该生在校注册的学号，且是我校档案存储编号（请务必填写清楚）。

4、家庭详细地址：填写具体的省、市（州）、县（区）、乡镇村（社区），以便于大四离校时，档案邮寄回生源地。

（二）档案袋装入材料

1、安顺学院录取通知书。

2、 高考档案（含高考报名登记表、高考志愿表、高考体检表等）。

3、高中（中专、专升本等）档案（含高中毕业生登记表、学籍卡等）。

4、安顺学院新生入学登记表。（招就处提供）

5、安顺学院新生体检表。（学生处提供）

6、本科报考登记表。（招就处提供）

7、安顺学院档案袋（招就处提供）

二、整理档案安排

1、2023级新生及“专升本”同学（2021级），以班级为单位统一到招就处就业指导中心（博学楼5楼501办公室）领取本科报考登记、安顺学院档案袋及新生入学登记表等相关材料。高中档案及“专升本”同学档案邮寄到我校的，请近日到博学楼5楼501办公室将档案领回。

2、2023级新生及“专升本”同学档案由各学院统一建档，请2023级新生班主任确定新生高中时期档案到校情况，并尽快到招就处就业指导中心领回邮寄到学校的新生档案；新生档案尚未寄到学校的，请在10月底之前将档案调入安顺学院,10月底后招就处不在接收邮寄的新生档案。

3、各学院建档的同时，开展档案情况审查，请以班级为单位填写《安顺学院2023级新生档案核查登记表》（见附件1）。同时各班级将档案中的团组织材料取出，由学院负责团组织管理的老师进行保管。

4、各学院近期到招就处就业指导中心，领取新生档案袋封皮、邮寄到校的学生档案及新生入学登记表，并如实填写相关材料。

5、档案整理完毕后按照学号由小到大进行排序，同时班主任填写《档案交接单》（见附件2），请于11月25日前以班级为单位随学生档案统一移交至招就处保存。

三、工作要求及注意事项

1、各学院要高度重视新生学籍档案建档工作，安排专人负责。整理时要认真细致，特别要注意材料是否齐全，做到不缺、不漏、整齐、无误，严禁伪造、涂改、复印档案材料，按时保量完成新生学籍档案建档工作。

2、新生档案材料要统一使用学校专用学生档案袋封装，档案袋封面保持干净整洁，所有牵涉到档案的相关材料及内容填写均用黑色水笔或钢笔填写。新生入学登记表需加盖学院公章（另数计学院及物电学院根据本学院实际情况，指导学生填写新生档案材料）。

3、新生档案移交时以班为单位按学号由小到大顺序整理好，档案交接时需由班主任当场清点档案数量并在《档案交接单》签字确认。逾期不交的班级，招就处不再接收档案，请各学院自行保管至大四。

四、若有其他问题可到就业指导中心咨询或电话咨询。

联系人：赵 虎

联系电话：0851-33834650

附件1：安顺学院2023级新生（专升本）档案核查登记表

附件2：安顺学院2023级新生（专升本）档案交接单

二〇二三年十月二十五日

主题词：2023级新生档案 建档通知

报：分管学生工作的院领导

发：各学院

安顺学院招生与就业指导处2023年10月25日印发